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Reglamento de Facturación: Emisión de facturas, Plazos, Tipos, generalidades que hay que conocer.

El presente comentario no pretende sino ser un resumen o recapitulación de aquellos aspectos más significativos del Reglamento de Obligaciones de Facturación (Real Decreto 1496/2003, 28 de Noviembre), que por distintos motivos, situación económica actual, incremento de emisión de facturas rectificativas, desconocimiento de la normativa,..., hacen que sea un motivo de consulta habitual en todos los foros de contabilidad, fiscalidad y en los gabinetes de asesoramiento.

Tratando de simplificar en la mayor medida posible, y emplazando al lector de este comentario a un estudio más detallado de la propia norma en todos aquellos aspectos que aquí no son desarrollados en su totalidad sino meramente apuntados, pasamos al siguiente desglose:

Obligación de expedir y entregar facturas y justificantes.

El empresario o profesional además de la obligación general de expedir y entregar facturas, habrán de expedir y entregar justificantes por las operaciones que realizan con determinadas personas tales como:

- quienes aplican el régimen especial de bienes usados por las adquisiciones de bienes a consumidores finales.

- expedir recibo al régimen de la agricultura, ganadería y pesca por parte del adquiere de productos.

También habrán de facturarse por las entregas de bienes y prestaciones de servicios no sujetos o exentos de IVA (salvo que se exima expresamente).

Habrá de facturarse por los pagos anticipados, si bien, no habrán de emitir factura quienes reciban cobros anticipados en entregas intracomunitarias de bienes exentos del IVA.

Otros supuestos de obligación de emitir factura completa en los casos:

- Cuando el destinatario sea empresario o profesional, independientemente del régimen de tributación en el que se encuentre quien realiza la operación.

- Cuando se realicen en España las entregas de bienes en régimen de ventas a distancia intracomunitarias.

- Las entregas de bienes que hayan de ser objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición.

- Las entregas de bienes o las prestaciones de servicios cuando los destinatarios son personas jurídicas que no actúan como empresarios o profesionales.

- Los empresarios o profesionales o las personas jurídicas que no actúen como empresarios o profesionales que estén establecidos en el territorio de aplicación del IVA y que realicen las siguientes operaciones: entregas de bienes o prestaciones de servicios de las que sean destinatarios hayan sido realizadas por empresarios o profesionales no establecidos en España o por las entregas de oro de inversión cuando renuncien a la exención.

Se SUPRIME la OBLIGACIÓN DE EMITIR factura por:

- Las obras de albañilería que tributen al tipo impositivo del 7%. . Las operaciones exentas del artículo 20 de la Ley del Impuesto excepto exenciones sanitarias, inmobiliarias (salvo arrendamientos) y técnicas.

- Las entregas de oro de inversión exentas. . Adquisiciones intracomunitarias de bienes.

- Los comerciantes minoristas, salvo que realicen entregas de bienes inmuebles y se renuncia a la exención. También tendrán que hacerlo cuando en IRPF determinen sus rendimientos en régimen de Estimación Directa.

- Los acogidos al régimen simplificado del IVA, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en función del volumen de ingresos.

- Los acogidos al régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca, aunque deberán emitir el recibo obligatorio por este régimen. . Operaciones que autorice el Departamento de Gestión Tributaria.

- Empresarios en régimen de estimación objetiva

Contenido obligatorio de la Factura:

Es el artículo 6 de la mencionada norma el que establece éste:

1. Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa.

2. La fecha de su expedición.

3. Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

4. Número de identificación fiscal con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.

5. Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

6. Descripción de las operaciones, consignándose incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.

7. El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.

8. La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.

9. La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

Cabe reseñar, que estos requisitos para la formalización de la factura pueden ser simplificados en determinadas casuísticas; tal vez resulta interesante conocer las salvedades:

-En operaciones realizadas para particulares, no será obligatoria la consignación en la factura de los datos de identificación del destinatario en cuanto a las operaciones cuya contraprestación sea inferior a 100 euros, Impuesto sobre el Valor Añadido no incluido. (Art. 6.8 RD 1496/2006)

-Cuando la AEAT aprecie que determinadas particularidades (comerciales administrativas) del sector, dificultan la consignación de las menciones referidas, previa solicitud del interesado, podrá conceder que en la factura no consten todas las menciones contenidas en el citado apartado, siempre y cuando las operaciones que se documenten sean entregas de bienes o prestaciones de servicios que se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto, con excepción de las que se encuentren exentas conforme al artículo 25 de la Ley del Impuesto.

Los tiques y sus copias habrán de contener:

a) Número y, en su caso, serie. La numeración de los tiques dentro de cada serie será correlativa.

b) Número de identificación fiscal, así como el nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a su expedición.

c) Tipo impositivo aplicado o la expresión -IVA incluido-.

d) Contraprestación total.

Plazo para la expedición de las facturas. (Art. 9 RD 1496/2003).

Las facturas o documentos sustitutivos deben expedirse en el momento de realizarse la operación. Ahora bien, se dispondrá de un mes contado a partir del citado momento, cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal. En todo caso, las facturas o documentos sustitutivos deberán ser expedidos antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del impuesto en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.

Facturas Rectificativas. (Art. 13 RD 1496/2003. En general la factura rectificativa debe contener:

- Datos de la factura rectificada. - Rectificación efectuada.

- Su condición de factura rectificativa.

- Descripción de la causa que motiva la rectificación.

A efectos prácticos comentar que serán consideradas facturas rectificativas, las realizadas en general por:

- Rappels y descuentos. En este caso no será necesario especificar en la propia factura rectificativa, las facturas a que se refiere el descuento, pero sí del periodo a que se refiere. La base imponible será la base neta que se desprenda del rappel o descuento.

- Rectificaciones. En este caso si que será necesario indicar la factura que ha sido rectificada y el motivo de tal rectificación. La base imponible vendrá dada por la base rectificada.

- Anulaciones. También será necesario indicar la factura que ha sido rectificada y el motivo de tal rectificación. La base imponible técnicamente podría decirse que es cero.

En general, las facturas rectificativas deberán expedirse cuando:

- el original no cumpla algún requisito de contenido.

- las cuotas se hayan calculado mal.

- hay que modificar la base imponible (existen una serie de requisitos)

De acuerdo con el artículo 13.2: -... cuando la modificación de la base imponible sea consecuencia de la devolución de mercancías o envases y embalajes que se realicen con ocasión de un posterior suministro que tenga el mismo destinatario y por la operación en la que se entregaron se hubiese expedido factura o documento sustitutivo, no será necesaria la expedición de una factura o documento sustitutivo rectificativo, sino que se podrá practicar la rectificación en la factura o documento sustitutivo que se expida por dicho suministro, restando el importe de las mercancías o de los envases y embalajes devueltos del importe de dicha operación posterior. La rectificación se podrá realizar de este modo siempre que el tipo impositivo aplicable a todas las operaciones sea el mismo, con independencia de que su resultado sea positivo o negativo.

Deben emitirse con una serie especial dedicada a facturas rectificativas.

La expedición de la factura o documento sustitutivo rectificativos deberá efectuarse tan pronto como el obligado a expedirlos tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedición, siempre que no hubiesen transcurrido cuatro años a partir del momento en que se devengó el impuesto o, en su caso, se produjeron las circunstancias a que se refiere el artículo 80 de la Ley del Impuesto.

Conservación de las Facturas. (Art. 19 RD 1496/2003.

Los empresarios o profesionales están obligados a conservar las copias de las facturas o documentos que las sustituyan, expedidas por ellos o por su cuenta, durante el plazo de 4 años, de acuerdo con la Ley General Tributaria.

No obstante, la legislación mercantil establece que –los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio debidamente ordenados, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales especiales.

Así el plazo de 4 años señalado en la LGT lo fija en 6 años la legislación mercantil, ya que los justificantes de un ejercicio pueden haber desaparecido cuando una inspección de la AEAT esté comprobando el mismo, ya que, el plazo de prescripción empieza a contarse desde el día siguiente al último del plazo voluntario de declaración.

De acuerdo al artículo 165 de la Ley del IVA (Ley 37/1992), cuando las facturas recibidas o expedidas se refieran a adquisiciones por las cuales se hayan soportado o satisfecho cuotas del Impuesto sobre el Valor Añadido cuya deducción esté sometida a un período de regularización, dichas facturas deberán conservarse durante el período de regularización correspondiente a dichas cuotas y los cuatro años siguientes.

Dpto. Fiscal de RCR Proyectos de Software. La información utilizada en la redacción de este artículo es una cortesÍa del programa ASESOR DE IVA .